Касові апарати для ФОП у 2026 році: кому потрібні та як уникнути штрафів

У 2026 році ФОП не завжди зобов’язані мати касовий апарат. Як пояснює головна бухгалтерка компанії «Свої» Олена Білушенко, ключове значення має те, як саме клієнт розраховується за товар чи послугу.

Якщо покупець платить готівкою або карткою, підприємець (ФОП II–IV груп та на загальній системі) має провести оплату через РРО або ПРРО і видати фіскальний чек. Виняток — ФОП I групи, які можуть працювати без каси. Також не потрібен апарат, коли кошти надходять на поточний рахунок підприємця за реквізитами IBAN.

Важливо не плутати IBAN з номером банківської картки. Якщо ФОП дає клієнту номер картки для оплати, податкова вважає це розрахунковою операцією, для якої потрібен РРО або ПРРО. Онлайн-оплата за послуги через платіжні сервіси на кшталт LiqPay чи WayForPay також потребує фіскалізації, а от звичайний банківський переказ на рахунок — ні.

За порушення правил передбачені штрафи: 100% вартості товару чи послуги за перше порушення і 150% — за кожне наступне. Найчастіше штрафують за розрахунки без зареєстрованого РРО/ПРРО, проведення операцій не на повну суму, невидачу чека або видачу документа з помилками. Будь-який чек має містити обов’язкові реквізити: назву ФОП, податковий номер, опис товару, суму, QR-код для перевірки. Інакше його не визнають розрахунковим документом.

ПРРО — програмний аналог касового апарата, який працює на смартфоні чи комп’ютері. Зареєструвати його можна через заяву за формою №1-ПРРО, а для роботи знадобиться кваліфікований електронний підпис. На ринку є безкоштовне рішення від ДПС, а також комерційні сервіси: Checkbox, «Вчасно.Каса», Cashalot, «СОТА Каса» та інші.